Informativa sul Trattamento dei Dati Personali dei soggetti segnalanti ai sensi della UNI/PdR 125:2022
Ai sensi degli Articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679
Titolare del trattamento dei dati personali
Il titolare del trattamento è la Società Cooperativa Sociale DOMUS COOP, C.F. 01420020404, con sede in Via Giuseppe Tovini n. 19, 47122 Forlì (FC), Tel.: 0543-32852, Fax: 0543-20881, E-mail: certificata@pec.domuscoop.it, nella persona del legale rappresentante pro tempore.
La Cooperativa ha provveduto a nominare un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) contattabile all’indirizzo PEC: dpo@domuscoop.it.
Perchè ricevi questa informativa e quali dati trattiamo
Questa informativa riguarda i trattamenti di dati personali che possono essere svolti nell’ambito della gestione dei canali di segnalazione pubblicati sul nostro sito istituzionale, ai sensi della UNI/PdR 125:2022, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni della Politica per la Parità di genere aziendale nonché che intendono segnalare condotte contrarie alle procedure aziendali in materia di Parità di Genere o violazioni inerenti a comportamenti di molestia fisica, verbale o digitale, comportamenti sessualmente inappropriati o di bullismo sul luogo di lavoro (di seguito solamente “Segnalazione”).
In occasione della gestione della Segnalazione potremmo trattare alcuni tuoi dati personali, tra cui:
- dati che il GDPR definisce COMUNI (ovvero dati anagrafici, di contatto, l’indirizzo e-mail, ecc.);
- dati che il GDPR definisce PARTICOLARI (che rivelano informazioni sensibili quali convinzioni religiose, appartenenza sindacale, dati relativi alla salute, dati relativi alla sessualità e al genere, dati relativi a preferenze politiche, ecc.);
- dati che il GDPR definisce GIUDIZIARI (ovvero relativi a condanne penali e/o a connesse misure di sicurezza).
Cosa ci consente di fare la legge e qual è la finalità del trattamento dei dati personali
Il GDPR e il D. Lgs. n. 196/2003 (“Codice Privacy”), come modificato dal D.lgs. 101/2018, nonché la Prassi di Riferimento 125:2022, ci consentono di trattare i tuoi dati personali, così come indicati nell’articolo precedente, senza necessità di avere il tuo consenso espresso, talvolta previo tuo consenso. Più specificamente, nell’ambito della ricezione, gestione, chiusura della Segnalazione, trattiamo i dati personali di cui all’art. 2.a, 2.b e 2.c senza necessità di raccogliere preventivamente il tuo consenso.
I trattamenti dei dati personali indicati nell’articolo precedente saranno effettuati per la gestione della Segnalazione, per procedere alla verifica della fondatezza del fatto segnalato, all’espletamento delle attività di aggiornamento e riscontro al segnalante in merito alla segnalazione stessa, all’adozione dei provvedimenti conseguenti, ecc.
In particolare, possiamo trattare:
- i tuoi dati comuni (v. art. 2.A), senza tuo consenso, ai sensi dell’art. 6, lett. c, GDPR (adempimento di un obbligo di Legge);
- i tuoi dati particolari (v. art. 2.B), senza il tuo consenso, ai sensi dell’art. 9, lett. b, GDPR (il trattamento necessario per assolvere obblighi ed esercitare diritti del titolare o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza e protezione sociale, nei limiti previsti dal diritto nazionale);
- i tuoi dati giudiziari (v. art. 2.C), senza il tuo consenso, ai sensi dell’art. 10, GDPR, art. 6, lett. f, GDPR e art. 2-octies D. Lgs. n. 196/2003 (per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria)
Potremmo procedere senza questi dati?
Dipende. Nell’ambito delle segnalazioni in materia di Parità di Genere è possibile effettuare segnalazioni anonime, senza quindi raccogliere informazioni che rivelano la tua identità o che possono aiutare a determinarla. Tuttavia, le segnalazioni anonime possono compromettere l’attività istruttoria svolta per dare seguito alla segnalazione, nonché tutti gli adempimenti correlati alla gestione del procedimento di indagine sulla segnalazione, per possibili difficoltà riscontrate nella raccolta degli elementi probatori a supporto di eventuali provvedimenti da adottare nei confronti dei soggetti segnalati.
Chi può accedere ai tuoi dati
I dati personali che ci fornirai nell’ambito della Segnalazione sono trattati solamente dai soggetti competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni. Tali soggetti sono espressamente autorizzati a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del GDPR e dell’articolo 2-quaterdecies del Codice Privacy o ai sensi dell’art. 28, GDPR (ad esempio, il Comitato Guida, il Responsabile del Sistema di Gestione della Parità di Genere e soggetti da questi specificamente individuati, consulenti esterni eventualmente coinvolti nella gestione della segnalazione, società esterne che forniscono/gestiscono il canale di segnalazione per dare seguito alle attività scaturenti dalla Segnalazione e nominate Responsabili esterne del trattamento, consulenti esterni che supportano le attività di manutenzione del canale di segnalazione o il monitoraggio del Sistema di Gestione sulla Parità di Genere ecc.). Questi soggetti sono accuratamente scelti per la loro affidabilità e per la capacità di rispettare gli obblighi di riservatezza imposti dal D.lgs. 24/2023. In qualsiasi momento potrai richiedere un elenco dei responsabili esterni nominati dal Titolare. I tuoi dati non saranno mai diffusi.
Modalità del trattamento dei dati personali
Il trattamento potrà essere effettuato con l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati e in forma manuale e cartacea. In particolare, il trattamento dei dati viene eseguito tramite una piattaforma informatica per la gestione del canale di segnalazione interno basata su GlobaLeaks che rispetta la normativa prevista dal GDPR (https://www.globaleaks.org/features/#security-features) e potrà consistere nella raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, cancellazione e distruzione dei dati svolta ad opera di soggetti a ciò appositamente incaricati.
Dove sono i tuoi dati
Il canale di segnalazione scelto dal Titolare del trattamento prevede l’utilizzo del cloud service provider di Google LLC il quale ospita il server, collocato su una partizione all’interno dell’Unione Europea, sul quale è installata la piattaforma per la gestione del canale di segnalazione. Google è un fornitore localizzato fuori dall’Unione europea e, sebbene il Titolare abbia scelto di avvalersi di un servizio che consente di localizzare i dati trattati tramite il provider su server europei, la ridondanza dei server potrebbe comportare un trasferimento extra UE. Tuttavia, Google applica, in conformità a quanto disposto dalla Commissione europea, Clausole contrattuali standard che puoi consultare sul sito di Google. I dati elaborati dalle persone autorizzate al trattamento per condurre l’attività istruttoria (archiviazione documentale digitale e analogica) sono invece conservati su suolo europeo.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione non sono raccolti o, se raccolti, sono cancellati immediatamente. Le Segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario alla gestione della segnalazione e comunque non oltre cinque anni decorrenti dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
Processi decisionali automatizzati e profilazione dei dati
Il titolare del trattamento non utilizza processi decisionali automatizzati, ivi compresa la profilazione.
Diritti dell’interessato
L’interessato potrà far valere i propri diritti come espressi dagli artt. 15 (diritto di accesso), 16 (diritto di rettifica), 17 (diritto all’oblio), 18 (diritto di limitazione), 20 (diritto alla portabilità), 21 (diritto di opposizione) del Regolamento UE 2016/679 rivolgendosi al titolare del trattamento tramite comunicazione ai recapiti sopra indicati.
Ai sensi dell’art. 77 del Regolamento UE 2016/679 è possibile proporre reclamo all’autorità di controllo (Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali) qualora l’interessato ritenga che il trattamento violi il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (www.garanteprivacy.it).
In fede.
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